Verschwendung im Office reduzieren und Wertschöpfung steigern
Tatort Büro: unklare Prozesse verursachen Doppelarbeiten, ewiges suchen nach Dateien oder unnötiges Ausdrucken von Unterlagen kostet viel Zeit und Geld.
Mit Ansätzen aus dem Lean Management lässt sich so manche Verschwendung vermeiden und die Wertschöpfung erhöhen.
Schon in den 1970er Jahren wurde bei Toyota Lean Management eingeführt. Es bedeutet „schlankes Management“ und ist eine Methode, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Es soll Verschwendung minimieren und die gesamte Wertschöpfungskette effizient gestalten. Heute wird Lean Management weltweit als ganzheitliches Management-System mit Werten, Verfahrensweisen und Denkprinzipien eingesetzt.
NEW LEADERSHIP: Verschwendungsarten im Office
Im ersten Schritt geht es darum, Verschwendung zu identifizieren, zu reduzieren, beziehungsweise ganz zu beseitigen. Verschwendungsarten im Office können sein: Arbeitszeit, Arbeitssystem, Geschäftsprozesse oder Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
Unter Verschwendung von Arbeitszeit fällt: Wartezeit, das kennen Sie bestimmt auch, dass Sie auf Unterlagen oder Informationen warten, ohne die Sie nicht weiterarbeiten können. Unter Suchzeit fallen z. B. das Suchen nach Informationen im E-Mail-Postfach oder Unterlagen, die irgendwo im Netz abgespeichert sind. Bei der Über-Information ist es beispielsweise die klassische Informationsflut, und bei den Störungen geht es von den Herausforderungen im Großraumbüro bis hin zu Medienvielfalt.
Verschwendung beim Arbeitssystem können sein: Umwelt beziehungsweise Umfeld, z. B. schlecht organisierte Lieferanten, fehlende Transparenz, unklare Ziele oder technische Verschwendung, so dass mit veralteten Programmen gearbeitet wird. Bei den Geschäftsprozessen gehören zu hohe Material-Bestände, ineffiziente Schnittstellen oder umständliche Verfahren dazu.
Bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind Verschwendungsarten fehlende Kreativität, gesundheitliche Einschränkungen, wie z. B. der Präsentismus, wo Mitarbeiter krank zur Arbeit kommen sowie Inkompetenz, darunter fallen falsch bzw. nicht nach den Fähigkeiten eingesetzte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Überlegen Sie mal für sich, welche Verschwendungsarten in Ihrem Arbeitsbereich vorkommen?
Wertschöpfung steigern – Verschwendung reduzieren
Um effizient zu arbeiten und langfristig Erfolg im Unternehmen zu haben ist es wichtig, die Wertschöpfung, das bedeutet die wertsteigernden Tätigkeiten, zu erhöhen. Häufig ist es so, dass die Wertschöpfung vielleicht nur die Hälfte, manchmal sogar weniger, am gesamten Arbeitsaufkommen ausmacht. Dann grüßt wahrscheinlich der Verwaltungsgeist. Bürokratie macht sich breit und das Unternehmen verwaltet sich selbst.
Verschwendung durch Nebentätigkeiten, das sind nicht wertsteigernde Tätigkeiten, wird zu den kostensteigernden Tätigkeiten gerechnet. Ziel ist es, die Wertschöpfung, das was der Kunde bereit ist, zu bezahlen, zu erhöhen. Dies bedeutet also, Nebentätigkeiten und Verschwendung zu reduzieren.
Diese Fragen helfen, Wertschöpfung zu erkennen:
- Wird der Kunde durch diese Tätigkeit zufriedener?
- Erhöht sich der Wert des Produktes?
- Gibt es gesetzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen?
Wenn dies nicht dazu beiträgt, ist es keine wertschöpfende Tätigkeit.
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)
Vielleicht kennen Sie die Geschichte mit dem Waldarbeiter, der vergaß, seine Axt zu schärfen und sich wunderte, warum er von Tag zu Tag weniger Bäume fällen konnte, obwohl er sich immer mehr anstrengte.
Um die Wertschöpfung zu erhöhen, ist es wichtig, eine systematische Verbesserung zu etablieren, sozusagen seine Axt zu schärfen. Häufig übernimmt das Tagesgeschäft den kompletten Umfang einer Tätigkeit. Kommen Probleme dazu, wird ein kleines Stückchen, als Reaktion auf das Problem, vom Tagesgeschäft weggenommen. Eine systematische Verbesserung nach einem KVP wäre, wenn regelmäßig ein Teil der Arbeitszeit für diesen systematischen KVP vorgesehen wäre. Dies passiert leider nur selten.
So kommen Leaderinnen und Leader mit der STOPP-START-GO-Strategie ins Handeln
Mit der STOPP-START-GO-Strategie kommen Sie schnell auf die Handlungsebene. Überlegen Sie sich jeweils drei Dinge:
- STOPP: Was mache ich künftig nicht mehr? (Verschwendung reduzieren)
- START: Was beginne ich? (Wertschöpfung steigern)
- GO: Was mache ich weiter wie bisher? (Produktivität nutzen)
Eine Formel für einen systematischen KVP lautet:
Arbeit = Tagesgeschäft + Verbesserung
Übrigens: Ein systematischer KVP ist nicht nur eine Methode, sondern auch ein MindSet. Und daran können wir jeden Tag etwas verändern.
Viel Erfolg wünscht
Renate Freisler
Shop dich schlau - weitere Produkte und Dienstleistungen
-
LeadershipPAPER: Unlearn und Neues lernen
Sich immer wieder auf neue Situationen einstellen, die gefühlt rasende Beschleunigung und Veränderung in der Arbeitswelt erfordert von uns ständig Neues zu lernen. -
LeadershipPAPER: Agile Führungsteams
Agilität ist kein Trend, sondern eine nachhaltige, weil erforderliche Entwicklung, die an der Spitze der Unternehmen beginnen sollte. Agilität anzunehmen, bedeutet viel Neues zu lernen. -
LeadershipJOURNEY: Gemeinsam Führung NEU.LERNEN - Paket 2, 12 Monate
Die LeadershipJOURNEY bietet fundiertes Wissen und entscheidende Kompetenzen für moderne Führungskräfte in Bereichen wie New Leadership, Führung, Management, Agilität. -
LeadershipJOURNEY: Gemeinsam Führung NEU.LERNEN - Paket 3, 12 Monate
MITEINANDER auf die Reise gehen, NACHHALTIGE ERFOLGE erzielen und den Kontinent NEW LEADERSHIP erkunden und mitgestalten. -
LeadershipJOURNEY: Gemeinsam Führung NEU.LERNEN - Paket 2, 6 Monate
Die LeadershipJOURNEY bietet die Möglichkeit, in einem inspirierenden Netzwerk von erfahrenen Coaches und engagierten Reise- und ImpulsgeberInnen zu lernen. -
LeadershipJOURNEY: Gemeinsam Führung NEU.LERNEN - Paket 3, 6 Monate
Mit der LeadershipJOURNEY haben wir ein virtuelles Blended Learning Konzept entwickelt, das neue Lern- und Erfahrungsräume öffnet, für Leader und Leaderinnen, die es ANDERS machen wollen. -
LeadershipJOURNEY: Gemeinsam Führung NEU.LERNEN - Paket 1, 12 Monate
ZEITLICH FLEXIBLE LeadershipSPRINTS zu moderner Führung, Agilität, Transformation, MindSet, Self-Leadership, Human Skills, Persönlichkeit und MEHR. -
LeadershipPAPER: Führung im Change
Die Einen sprechen nur noch über Selbstorganisation und die Anderen behaupten die Zukunft braucht Führung. -
LeadershipPAPER: Vom Managementteam zum agile TOP-Führungsteam
Für ManagerInnen, die es gewohnt sind, alles zu steuern, zu koordinieren und zu managen, ist die agile Führung eine große Herausforderung. -
TrainingsKONZEPT: In Balance
Ein vollständiges, erprobtes Konzept In Balance sowie alle erforderlichen Materialien für ein zweitägiges Mitarbeitertraining sowie einen eintägigen Vorbereitungs-Workshop für Führungskräfte.
Leadership NEWs - interessante Blogbeiträge rund um NEW LEADERSHIP
-
Mehr führen, weniger managen
Management vs. Leadership: Motivierte und engagierte GestalterInnen brauchen beides! Denn sowohl die Management- als auch die Leadership-Qualitäten gehören zusammen ganz egal auf welcher Führungsebene. -
Pressemitteilung: Entdecke die Kraft des NEW LEADERSHIP!
Die stetig zunehmende Dynamik und die Komplexität der Herausforderungen in der hybriden Arbeitswelt fordern Führungskräfte, ManagerInnen und UnternehmerInnen immer wieder heraus. -
Emotionale Stabilität als Leader und Leaderin stärken
Entwickle wirksame Strategien, um emotional stabil zu bleiben und Deine Führungsstärke zu entfalten. Gerade in der Transformation ist emotionale Resilienz besonders wichtig. -
Dein Weg zum Erfolg 2024: Finde Dein Jahresmotto!
Wir Menschen neigen dazu, uns Ziele zu setzen, manchmal jedoch haben klare Ziele ihre Tücken. Eine interessante Alternative ist die Idee sich ein Jahresmottos zu überlegen. -
Renate Freisler
Über Renate Freisler: Als leidenschaftliche MindSet- und Leadershipcoach sehe ich mich als Begleiterin und Sparringspartnerin in turbulenten Zeiten der Transformation. -
PodCasts: Follow Me - Für Leader und Leaderinnen, denen Menschen gerne folgen
Der PodCast rund um NEW LEADERSHIP. Inspirierende Impulse, spannende Themen und geballtes Know-how der beiden Erfolgs-Autorinnen Katrin Greßer & Renate Freisler. -
Katrin Greßer
Über Katrin Greßer: Als erfahrene Management- und Leadershipcoach sehe ich mich in Zeiten der Transformation als Impulsgeberin und Mutmacherin. -
Vertriebs-Junior-RockSTAR mit VerkaufsTALENT gesucht (m/w/d)
Wenn Du bereit bist, Deinen Weg im Vertrieb zu gestalten und Deine Rolle aktiv im Team zu leben, dann schnapp Dir Deine Vertriebs-SUPERKRÄFTE und bewirb Dich JETZT. Wir freuen uns auf Dich! -
TrainingsKONZEPT: Agile Führungsteams
Das Trainingskonzept vermittelt die Kriterien für eine agile Organisation sowie konkrete Umsetzungshilfen für das Manifest agiler Teams. Agile Führungsmethoden hin zur Entwicklung eines Top-Führungsteams. -
HörBUCH: Agil und erfolgreich führen
Neue Arbeitswelt, digital und agil. Wie Sie als Führungskraft mit einem agilen Mindset und Methoden Ihre Führungspersönlichkeit entwickeln und damit Ihren Führungsalltag erfolgreich meistern. -
HörBUCH: Leadership-Kompetenz Selbstregulation
Wie regulieren Sie Ihre Schieberegler und werden so Vorbild für Ihre MitarbeiterInnen? Sich selbst gut zu führen, ist eine Voraussetzung für eine gute Führungspraxis. Bereit für mehr Selbsterkenntnis und persönlichen Entwicklung?