Remote Onboarding – die Zukunft ist digital, virtuell und flexibel!

Gerade in Zeiten der Unsicherheit und Veränderung braucht das Onboarding besonders viel Aufmerksamkeit. Psychische Gesundheit, Wohlbefinden und Zugehörigkeitsgefühl tragen einen großen Teil zum Empowerment bei und fördern die Selbstverantwortung und Eigeninitiative neuer MitarbeiterInnen, die in digitalen Welten mehr denn je gefragt sind. Deshalb sind ein herzlicher Willkommensprozess und die Integration in das Unternehmen und das Team wichtige psychologische Komponenten, die über die zukünftige Zusammenarbeit entscheiden.

Sicher kennen Sie das Gefühl, neu in ein Unternehmen/eine Organisation zu kommen. Was hat Ihnen geholfen und wie konnten Sie sich schnell und gut integrieren? Das Team und die direkten KollegInnen spielen dabei eine wesentliche Rolle. Regelmäßige Kontakte, gemeinsame Kaffeepausen zum Kennenlernen und Austauschen sowie gegenseitige Unterstützung bei Fragen erleichtern das Eintreten in die neue Umgebung, steigern das Engagement und schaffen Mut für Innovation.

NEW LEADERSHIP: Onboarding digital umsetzen 

Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist gerade im Remote-Bereich unverzichtbar. Die folgenden sieben Punkte dienen als Leitfaden für eine erfolgreiche Integration neuer MitarbeiterInnen.

1. Das Equipment bereitstellen und einrichten

Statten Sie den Homeoffice-Arbeitsplatz rechtzeitig aus, um Verzögerungen zu vermeiden. Senden Sie die notwendige Hardware, wie Rechner, Laptops, Kopfhörer, usw. zu und installieren Sie vorab alle benötigten Programme und Tools. Um längere Lieferzeiten oder Verluste auszuschließen, lohnt sich im Zweifelsfall ein Kurierdienstleister.

2. Eine Onboarding-Software nutzen

Eine Software ermöglicht einen individuellen Onboarding-Prozess für jede/n neue/n MitarbeiterIn. Hier werden zum Beispiel ein Zeitplan und feste Termine koordiniert, wichtige AnsprechpartnerInnen vorgestellt und Informationen über die Unternehmenskultur und die Organisationsmitglieder hinterlegt. So kann sich der/die neue MitarbeiterIn ein genaueres Bild machen und die KollegInnen bereits virtuell ein Stück weit kennenlernen. Vergleichsportale für HR-Software helfen dabei, ein für Sie stimmiges Onboarding-Tool zu wählen.

3. Den Kontakt bereits vorab aufbauen und halten

Jede/r Jobwechsel/Teamwechsel/Wiedereingliederung ist mit Unsicherheit verbunden, die sich gerade beim Start im Homeoffice potenzieren kann: Weiß eigentlich die Firma überhaupt noch, dass ich nächste Woche starte? Ist das Team schon auf mich eingestellt? … Feste Termine und Erinnerungen in der Onboarding-Software stellen eine aktive Kommunikation und die persönliche Kontaktaufnahme mit dem/der neuen MitarbeiterIn sicher und reduzieren so Unsicherheiten. Eine (virtuelle) Postkarte der Führungskraft „Wir freuen uns auf dich/Sie“ oder eine Videobotschaft der direkten KollegInnen gibt neuen MitarbeiterInnen Sicherheit und ein gutes Gefühl für den Start.

4. Einen virtuellen Welcome Day veranstalten

Viele Firmen organisieren eine große Veranstaltung für alle neuen MitarbeiterInnen. Diese Willkommensrituale können auch remote als virtueller Welcome Day organisiert werden. Schalten Sie eine Videokonferenz oder eine Live-Übertragung, in der sich Führungskräfte und erfahrene MitarbeiterInnen vorstellen und den „Neuen“ die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur oder Unternehmensziele vorstellen und das Gefühl vermitteln, willkommen und Teil des Ganzen zu sein. Dieses Event kann durch ein informelles virtuelles Teammeeting - in Verbindung mit einem (ebenso virtuellen) Feierabenddrink - abgerundet werden, um die neuen KollegInnen ins Team zu integrieren und sich gegenseitig persönlich kennenzulernen.

5. Netzwerke für Neuankömmlinge einrichten

Damit sich die neuen MitarbeiterInnen untereinander austauschen können, ist es sinnvoll, ein Netzwerk für Neuankömmlinge bereitzustellen, zum Beispiel über eine bestimmte Gruppe im firmeneigenen Kollaboration-Tool. Da im Homeoffice die TeamkollegInnen nicht in direkter Ansprechweite sitzen, helfen solche Austauschmöglichkeiten unter den „Neuen“. Sie kennen die Situation des jeweils Anderen und können sich gegenseitig unterstützen, Tipps geben und motivieren.

6. Dem/Der neuen MitarbeiterIn einen Peer zur Seite stellen

Ein erfahrener Peer an der Seite der/des neuen MitarbeiterIn hilft, besonders beim Remote-Onboarding. In Video-Sessions können die Arbeitsprozesse besprochen und die Arbeitstools erklärt werden. Außerdem kann der/die neue MitarbeiterIn seinen/ihren Peer ohne Scheu ausfragen.

7. Engmaschig kommunizieren

Intensiv mit neuen MitarbeiterInnen kommunizieren ist gerade im Homeoffice besonders wertvoll. Die Führungskraft spricht erste Aufgaben und Ziele mit den neuen MitarbeiterInnen durch, gibt regelmäßig Orientierung durch konstruktives Feedback und findet gemeinsam mit dem/der MitarbeiterIn heraus, welche Stärken und Entwicklungspotenziale vorhanden sind und wie er/sie sich am besten ins Team einbringen kann.

NEW LEADERSHIP: Onboarding ist eine Teamaufgabe und nicht nur Aufgabe der Führung und HR!

#Remote Preboarding

Damit Sie die zukünftigen MitarbeiterInnen auch wirklich gewinnen können, ist die positive Wirkung des Unternehmens von großer Bedeutung. Diese kann durch Transparenz, Sicherheit, Zugehörigkeitsgefühl und eine offene Kommunikation gestärkt werden.

#Remote Firstboarding

Mit einer Onboarding-Software können Sie den Prozess individuell anpassen und auch im Homeoffice Netzwerke für persönliche Kontakte und gegenseitigen Austausch und Input schaffen und damit ein „Wir-Gefühl“ erzeugen.

#Remote Reboarding

Bereits nach einem halben Jahr können Veränderungen im Unternehmen stattgefunden haben, die dem/der MitarbeiterIn den Wiedereinstieg enorm erschweren. Auch der Wechsel in ein anderes Team mit neuen Aufgaben und Prozessen kann Hindernisse hervorbringen. Deshalb sollte das Reboarding nicht unterschätzt werden.

#Remote Offboarding

Auch bei einer Trennung, aus welchen Gründen auch immer, ist es wichtig, eine Videosession Face-to-Face und ein konstruktives Abschlussgespräch durchzuführen.

Investitionen in das Remote Onboarding stehen in keinem Verhältnis zu den Kosten eines Imageschadens bei einem gescheiterten Integrationsprozess. Doch noch viel wichtiger ist, dass der Zusammenhalt gestärkt wird und die MitarbeiterInnen auch im Homeoffice motiviert, eigenverantwortlich und produktiv zusammenarbeiten.

Tina Förster