Aus der Praxis für die Praxis - erfolgreiche Lösungen bei digitalem Stress

Wie können wir digitale Technologien nutzen, ohne dabei in die Stressfalle zu geraten? Erfahre, wie Organisationen den Balanceakt zwischen digitalen Anforderungen und einem gesunden Arbeitsumfeld erfolgreich meistern.

In diesem Artikel dreht sich alles um Praxisbeispiele, die zeigen, wie Unternehmen und MitarbeiterInnen digitale Tools gezielt einsetzen können, um digitalen Stress zu vermeiden und gleichzeitig ihre Produktivität zu steigern. Die digitale Transformation bietet viele Chancen, doch ohne klare Strategien kann sie auch zu einer Belastung werden. Die ständige Erreichbarkeit, die Fülle an Tools und die hohen Erwartungen führen oft zu Überforderung.

Praxisnahe Strategien, um digitalen Stress zu reduzieren

Präventive Maßnahmen sind essenziell, um digitalen Stress vorzubeugen. Diese Maßnahmen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen und auf unterschiedlichen Ebenen umsetzen.

Primäre und sekundäre Stressprävention gezielt einsetzen, um wirkungsvoll zu sein. Im Ersteren geht es darum, Belastungsfaktoren zu reduzieren, und zwar bevor sie entstehen, z. B. durch verbesserte Technologien und Arbeitsroutinen. Bei der sekundären Prävention geht es darum die digitalen Kompetenzen zu stärken und bereits entstandenen Stress durch entsprechende Weiterbildung und Coaching zu reduzieren.

Maßnahmen im präventiven Bereich lassen sich einteilen in Verhältnis- und Verhaltensprävention und sollten sowohl auf technologischer Ebene (Nutzerfreundlichkeit von Systemen) als auch auf organisationaler Ebene (klare Strukturen und Rahmenbedingungen) sowie auf individueller Ebene (die Menschen unterstützen) umgesetzt werden.

Wenn die Arbeitsumgebung angepasst wird, z. B. durch zuverlässigere Technologien, klare Leitbilder und Multiplikatorenkonzepte wie Digi-Coaches, IT-Support und Vertrauenspersonen, sprechen wir von Verhältnisprävention. MitarbeiterInnen mit Coaching und Schulungsangeboten zu begleiten, um mit digitalem Stress besser umzugehen, liegt im Bereich der Verhaltensprävention.

Führungskräfte spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie durch ihr Verhalten die Kultur prägen und Vorbilder im Umgang mit digitalem Stress sind.

Lösungsansätze anhand eines Fallbeispiels in einem mittelständischen IT-Unternehmen

Ausgangssituation

Ein wachsendes mittelständisches IT-Unternehmen nutzte mit der Expansion digitale Technologien noch intensiver. Die MitarbeiterInnen arbeiteten großteils hybrid und berichteten zunehmend über Stresssymptome wie Erschöpfung, Gereiztheit und Schwierigkeiten, von der Arbeit abzuschalten. Die Arbeitszufriedenheit und Produktivität sanken. Die Geschäftsführung erkannte, dass der digitale Stress reduziert werden musste, um die langfristige Leistungsfähigkeit der Beschäftigten und den Unternehmenserfolg zu sichern.

Analyse

Ein interdisziplinäres Team aus HR-ExpertInnen, Führungskräften und MitarbeiterInnen identifizierte folgende Hauptbelastungen:

1. Ständige Erreichbarkeit: MitarbeiterInnen fühlten sich verpflichtet, auch außerhalb der Arbeitszeiten auf Nachrichten und E-Mails zu reagieren.
2. Technologische Überflutung: Die Vielzahl an verwendeten Software-Tools und Plattformen führte zu einem Gefühl der Überforderung.
3. Multitasking und Unterbrechungen: Häufige Unterbrechungen durch Benachrichtigungen und die Notwendigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, beeinträchtigten die Konzentration.
4. Mangelnde Kompetenz im Umgang mit neuen Technologien: Einige Beschäftigte hatten Schwierigkeiten, sich schnell in neue digitale Tools einzuarbeiten.

Lösung

Die Geschäftsführung entschied sich für einen nachhaltigen Ansatz auf technologischer, organisatorischer und individueller Ebene. So wurden z. B. die Anzahl der genutzten Tools konsolidiert und reduziert sowie die IT-Infrastruktur optimiert. Des Weiteren wurden Richtlinien zur Erreichbarkeit innerhalb und außerhalb der Arbeitszeiten in Workshops gemeinsam erarbeitet und eingeführt. Die MitarbeiterInnen wurden ermutigt, ihre Geräte nach Feierabend auszuschalten. Arbeitsabläufe wurden geprüft und überarbeitet, um unnötige Unterbrechungen zu minimieren sowie Doppelarbeiten zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Es fanden regelmäßige Schulungen und Trainings zum effektiven Umgang mit digitalen Tools und zur Stressbewältigung statt. Für individuelle Bedarfe wurden Einzelcoachings angeboten.

Ergebnisse

Nach der Umsetzung wurden signifikante Verbesserungen erzielt.

• Reduzierter Stress: Die MitarbeiterInnen berichteten über einen spürbaren Rückgang des digitalen Stresses.
• Erhöhte Zufriedenheit: Die Beschäftigten erlebten eine besseres Work-Life-Blending, dies ist der Trend, dass Berufs- und Privatleben eng miteinander verschmelzen.
• Verbesserte Produktivität: Durch die optimierten Arbeitsprozesse und die effizientere Nutzung der Technologien stieg die Produktivität.
• Besseres Wohlbefinden: Die Schulungen und Achtsamkeitsprogramme führten zu einem insgesamt besseren Wohlbefinden der MitarbeiterInnen.

Das Fallbeispiel zeigt, wie gezielte Maßnahmen digitalen Stress erfolgreich reduzieren können. Das Unternehmen setzt den Prozess fort und hat ein kleines Update-Team gebildet, das die Entwicklung im Auge behält.

Fahrplan eines Pilotprojektes

Tipps für den Arbeitsalltag

Digitale Technologien bewusst zu nutzen, ohne dabei in die Stressfalle zu geraten, erfordert klare Strategien und gezielte Maßnahmen. Hier sind einige konkrete Tipps, die Du direkt umsetzen kannst:

1. Schaffe klare Regeln für die Erreichbarkeit. Lege Zeiten fest, wann Du erreichbar bist und wann nicht. Setze bewusst Grenzen, um Erholung zu ermöglichen.
2. Vereinfache Deine digitalen Tools. Reduziere die Anzahl der genutzten Anwendungen auf das Wesentliche und nutze Tools, die Dir den Arbeitsalltag erleichtern.
3. Bilde Dich weiter. Nimm regelmäßig an Fortbildungen teil, um Dich im Umgang mit neuen Technologien sicher zu fühlen und digitaler Überforderung vorzubeugen.
4. Optimiere Deine Arbeitsabläufe. Plane fokussierte Arbeitsphasen ohne Unterbrechungen und schaffe klare Strukturen, um effizienter zu arbeiten.
5. Stärke Deine Achtsamkeit. Integriere kleine Achtsamkeitsübungen in Deinen Alltag und nutze Techniken zur Stressbewältigung, um besser abschalten zu können.

Mit diesen Maßnahmen kannst Du digitalen Stress reduzieren, Deine Produktivität steigern sowie Dein Wohlbefinden stärken. Gestalte den digitalen Wandel aktiv und bewusst.

Herzlichst, Renate