Der Traum vom leeren Posteingang

Wer kennt ihn nicht, den Traum vom leeren Posteingang? Wie viele E-Mails kommen jeden Tag ins Postfach? Und wie viele stehen am Abend noch im Posteingang? Bei der E-Mail-Flut ist leider kein Ende in Sicht. Was tun? Programme intelligent nutzen und lieber selbstbestimmt arbeiten, als sich von PC, Handy & Co. dirigieren zu lassen.

Als erste Aktion bekommen Sie gleich eine Aufgabe. Deaktivieren Sie das Benachrichtigungsfenster für eingehende E-Mails, falls Sie das noch nicht getan haben. Oder möchten Sie weiterhin fremdbestimmt arbeiten?

So erfüllt sich der Traum vom leeren Posteingang - nicht nur für Führungkräfte.

1. Das Postfach mit den drei A’s behandeln, jede E-Mail ist eine Aufgabe.
   • Das erste A steht für Abfall: Dies bedeutet alles sofort löschen oder aussortieren, was Sie nicht brauchen.
   • Das zweite A steht für Aktion: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails, leiten Sie diese weiter oder übernehmen Sie sie in Ihr Aufgabenmanagement.
   • Das dritte A steht für Ablage: Archivieren Sie jede E-Mail sofort, die erledigt ist oder die Sie nur zur Information bekommen haben.

2. Die Drei-Minuten Regel beachten.
   • Jede E-Mail, die weniger als drei Minuten zum Bearbeiten dauert, sofort beantworten.
   • Danach archivieren oder löschen.

3. Zeiten festlegen, wann und wie häufig das E-Mail-Postfach bearbeitet wird.
   • Zeitfenster in das tägliche Aufgabenmanagement integrieren.
   • Mutig sein. Wer nicht gerade an einer Störungs-Hotline sitzen, hat in den meisten Unternehmen einen Zeitraum, in dem Mails beantwortet werden können.

4. Pop-ups deaktivieren.
   • Benachrichtigungsfenster haben eine hohe Gefahr der eigenen Ablenkung.
   • Unser Gehirn ist neugierig und wenn das Pop-up aufblinkt, passiert es fast automatisch, dass wir im Postfach hängen bleiben.

Wenn Sie jetzt denken: „Das geht bei mir nicht.“ machen Sie sich bewusst, wie ineffizient Sie arbeiten, wenn Sie ständig nach E-Mails, Pop-ups usw. schauen. Das wäre so, als wenn Sie ständig im oder am Briefkasten sitzen und auf den Briefträger warten oder wegen jedem Teil in den Supermarkt fahren.

Studien haben ergeben, dass Unterbrechungen im Durchschnitt elf Minuten dauern und häufig noch ein bis zwei andere Tätigkeiten dazwischen geschoben werden, bevor man zur ursprünglichen Tätigkeit zurückkehrt. Dies nennt man „Sägezahneffekt“.

Sein E-Mail Postfach klug organisieren und Outlook für sich arbeiten lassen 

• Richten Sie einen Regelassistenten für bestimmte E-Mails ein. Dieser sortiert Ihre Nachrichten gleich in die richtigen Postfächer. Zum Beispiel bei Ticketsystemen, um etwas frei zu geben, Newsletter und so weiter.
• Arbeiten Sie mit Farben und Kategorien, sowohl in Ihrem Kalender als auch in Ihrem Aufgabenmanagement.
• Nutzen Sie kluge Verteilerlisten.
• Legen Sie für wiederkehrende Texte Bausteine an bzw. nutzen Sie die Autokorrektur.

Tipps für Leaderinnen und Leader zum Abschluss

• Wer seine E-Mails reduzieren möchte, beginnt bei sich selbst. Desto weniger E-Mails wir schreiben, umso weniger bekommen wir zurück.
• Stoppen Sie bei Konzentrationsarbeiten den Impuls „ich muss das jetzt tun“ und minimieren Sie selbstgemachte Ablenkungen. Entkommen Sie der schnellen „Dopaminfalle“.
• Komplexe Sachverhalte oder Konflikte werden telefonisch bzw. persönlich geklärt. Auf ein E-Mail Ping-Pong wird verzichtet.

Viel Erfolg beim „Traum vom leeren Posteingang“ ;-) wünscht 

Renate Freisler