Verschwendung im Office reduzieren und Wertschöpfung steigern
Tatort Büro: unklare Prozesse verursachen Doppelarbeiten, ewiges suchen nach Dateien oder unnötiges Ausdrucken von Unterlagen kostet viel Zeit und Geld.
Mit Ansätzen aus dem Lean Management lässt sich so manche Verschwendung vermeiden und die Wertschöpfung erhöhen.
Schon in den 1970er Jahren wurde bei Toyota Lean Management eingeführt. Es bedeutet „schlankes Management“ und ist eine Methode, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Es soll Verschwendung minimieren und die gesamte Wertschöpfungskette effizient gestalten. Heute wird Lean Management weltweit als ganzheitliches Management-System mit Werten, Verfahrensweisen und Denkprinzipien eingesetzt.
NEW LEADERSHIP: Verschwendungsarten im Office
Im ersten Schritt geht es darum, Verschwendung zu identifizieren, zu reduzieren, beziehungsweise ganz zu beseitigen. Verschwendungsarten im Office können sein: Arbeitszeit, Arbeitssystem, Geschäftsprozesse oder Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
Unter Verschwendung von Arbeitszeit fällt: Wartezeit, das kennen Sie bestimmt auch, dass Sie auf Unterlagen oder Informationen warten, ohne die Sie nicht weiterarbeiten können. Unter Suchzeit fallen z. B. das Suchen nach Informationen im E-Mail-Postfach oder Unterlagen, die irgendwo im Netz abgespeichert sind. Bei der Über-Information ist es beispielsweise die klassische Informationsflut, und bei den Störungen geht es von den Herausforderungen im Großraumbüro bis hin zu Medienvielfalt.
Verschwendung beim Arbeitssystem können sein: Umwelt beziehungsweise Umfeld, z. B. schlecht organisierte Lieferanten, fehlende Transparenz, unklare Ziele oder technische Verschwendung, so dass mit veralteten Programmen gearbeitet wird. Bei den Geschäftsprozessen gehören zu hohe Material-Bestände, ineffiziente Schnittstellen oder umständliche Verfahren dazu.
Bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind Verschwendungsarten fehlende Kreativität, gesundheitliche Einschränkungen, wie z. B. der Präsentismus, wo Mitarbeiter krank zur Arbeit kommen sowie Inkompetenz, darunter fallen falsch bzw. nicht nach den Fähigkeiten eingesetzte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Überlegen Sie mal für sich, welche Verschwendungsarten in Ihrem Arbeitsbereich vorkommen?
Wertschöpfung steigern – Verschwendung reduzieren
Um effizient zu arbeiten und langfristig Erfolg im Unternehmen zu haben ist es wichtig, die Wertschöpfung, das bedeutet die wertsteigernden Tätigkeiten, zu erhöhen. Häufig ist es so, dass die Wertschöpfung vielleicht nur die Hälfte, manchmal sogar weniger, am gesamten Arbeitsaufkommen ausmacht. Dann grüßt wahrscheinlich der Verwaltungsgeist. Bürokratie macht sich breit und das Unternehmen verwaltet sich selbst.
Verschwendung durch Nebentätigkeiten, das sind nicht wertsteigernde Tätigkeiten, wird zu den kostensteigernden Tätigkeiten gerechnet. Ziel ist es, die Wertschöpfung, das was der Kunde bereit ist, zu bezahlen, zu erhöhen. Dies bedeutet also, Nebentätigkeiten und Verschwendung zu reduzieren.
Diese Fragen helfen, Wertschöpfung zu erkennen:
- Wird der Kunde durch diese Tätigkeit zufriedener?
- Erhöht sich der Wert des Produktes?
- Gibt es gesetzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen?
Wenn dies nicht dazu beiträgt, ist es keine wertschöpfende Tätigkeit.
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)
Vielleicht kennen Sie die Geschichte mit dem Waldarbeiter, der vergaß, seine Axt zu schärfen und sich wunderte, warum er von Tag zu Tag weniger Bäume fällen konnte, obwohl er sich immer mehr anstrengte.
Um die Wertschöpfung zu erhöhen, ist es wichtig, eine systematische Verbesserung zu etablieren, sozusagen seine Axt zu schärfen. Häufig übernimmt das Tagesgeschäft den kompletten Umfang einer Tätigkeit. Kommen Probleme dazu, wird ein kleines Stückchen, als Reaktion auf das Problem, vom Tagesgeschäft weggenommen. Eine systematische Verbesserung nach einem KVP wäre, wenn regelmäßig ein Teil der Arbeitszeit für diesen systematischen KVP vorgesehen wäre. Dies passiert leider nur selten.
So kommen Leaderinnen und Leader mit der STOPP-START-GO-Strategie ins Handeln
Mit der STOPP-START-GO-Strategie kommen Sie schnell auf die Handlungsebene. Überlegen Sie sich jeweils drei Dinge:
- STOPP: Was mache ich künftig nicht mehr? (Verschwendung reduzieren)
- START: Was beginne ich? (Wertschöpfung steigern)
- GO: Was mache ich weiter wie bisher? (Produktivität nutzen)
Eine Formel für einen systematischen KVP lautet:
Arbeit = Tagesgeschäft + Verbesserung
Übrigens: Ein systematischer KVP ist nicht nur eine Methode, sondern auch ein MindSet. Und daran können wir jeden Tag etwas verändern.
Viel Erfolg wünscht
Renate Freisler
